হারবেরিয়ামে সংরক্ষিত সকল উদ্ভিদ নমুনার রক্ষণাবেক্ষণের প্রাথমিক দায়িত্ব টেকনিক্যাল অফিসারের যিনি তার প্রত্যাহিক কর্মকান্ডের জন্য কিউরেটরের নিকট জবাবদিহি করে থাকেন। বছর শেষে টেকনিক্যাল অফিসার হারবেরিয়ামে সংরক্ষিত উদ্ভিদ নমুনাসমূহের সার্বিক অবস্থা পর্যবেক্ষণপূর্বক একটি প্রতিবেদন প্রস্তুত করে কিউরেটরের নিকট জমা প্রদান করে থাকেন। টেকনিক্যাল অফিসার কর্তৃক প্রস্তুতকৃত মূল্যায়ন প্রতিবেদনে যে সকল বিষয় অন্তর্ভুক্ত থাকে সেগুলো হল: (১) সংরক্ষিত নমুনার বাস্তব অবস্থার একটি সারসংক্ষেপ; (২) নতুন নমুনা সংগ্রহের মাধ্যমে যে সব উদ্ভিদ গ্রুপের নমুনার ঘাটতি পূরণ ও উন্নয়ন করা প্রয়োজন তার একটি প্রতিবেদন; (৩) বিগত বছরে যে সকল নমুনা সংযোজিত হয়েছে তার একটি সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন; (৪) বিগত বছরে সংগৃহীত নমুনার বিস্তারিত পরিসংখ্যান যেমন, মাউণ্টকৃত নমুনার সংখ্যা, অ্যাকসেশন নম্বর প্রদানকৃত নমুনার সংখ্যা, হারবেরিয়াম কাপবোর্ডে স্থায়ীভাবে সংরক্ষিত নমুনার সংখ্যা ইত্যাদি; (৫) বিগত বছরে বাতিলকৃত নমুনার একটি প্রতিবেদন; এবং (৬) আগামী বছরে নির্ধারিত নতুন উদ্ভিদ নমুনা সংযোজনের উৎস ভিত্তিক লক্ষ্যমাত্রা অনুযায়ী পরিকল্পনা প্রতিবেদন। টেকনিক্যাল অফিসারের প্রতিবেদনের আলোকে কিউরেটর পরবর্তী বছরে উদ্ভিদ নমুনা সংগ্রহের নির্ধারিত লক্ষ্যমাত্রা অনুযায়ী বিভিন্ন উদ্ভিদ পরিবারের জন্য প্রয়োজনীয় জায়গা বরাদ্দের বিষয় উল্লেখপূর্বক পরিচালকের নিকট প্রতিবেদন পেশ করেন।