নতুন উদ্ভিদ নমুনা সংরক্ষণের জন্য গ্রহণ করা হারবেরিয়াম কিউরেটরের সাধারণ কার্যাবলীর একটি অংশ। এছাড়া হারবেরিয়ামের অন্যান্য বৈজ্ঞানিক কর্মকর্তাগণও তাদের নিয়মিত কর্মকান্ডের মাধ্যমে হারবেরিয়ামে সংরক্ষণের জন্য উদ্ভিদ নমুনা সংগ্রহ করে থাকেন। প্রাথমিকভাবে কোন উদ্ভিদ নমুনাকে হারবেরিয়ামে সংরক্ষণ উপযোগী মনে হলে, টেকনিক্যাল অফিসারের যথাযথ প্রক্রিয়া অনুসরণপূর্বক নমুনাটি নথিভুক্ত করে হারবেরিয়াম কিউরেটরের নিকট তাঁহা উপস্থাপন করেন। হারবেরিয়াম কিউরেটর তখন নতুন নমুনাটিকে সংরক্ষণের অনুমতি প্রদান করেন। হারবেরিয়ামে সংরক্ষণের জন্য প্রধানতঃ তিনটি উৎস হতে উদ্ভিদ নমুনা এসে থাকে সেগুলো হল : (১) দেশব্যাপী উদ্ভিদ জরিপ কালে হারবেরিয়ামের বিজ্ঞানীগণ কর্তৃক সংগৃহীত উদ্ভিদ নমুনা; (২) সনাক্তকরণের ও অ্যাকসেশন নম্বর প্রাপ্তির লক্ষ্যে পাওয়া উপহার উদ্ভিদ নমুনা; এবং (৩) অন্য হারবেরিয়ামের সাথে বিনিময় কর্মসূচীর মাধ্যমে পাওয়া উদ্ভিদ নমুনা। উদ্ভিদ নমুনা সংরক্ষণের জন্য উপযুক্ত হওয়ার ক্ষেত্রে যেসব বৈশিষ্ট্য সমুহকে বিবেচনায় নেওয়া হয় সেগুলো হল: (১) ন্যাশনাল হারবেরিয়ামে সংরক্ষিত উদ্ভিদ নমুনার সমমান ও সমপ্রকৃতি সম্পন্ন; (২) সঠিকভাবে সনাক্তকৃত, যদি না নমুনাটি সনাক্তকরণের জন্যই জমা দেওয়া হয়েছে; (৩) নমুনাটি সনাক্ত করার উপযোগী অর্থাৎ ফুল-ফল সমেত সংগ্রহ করা; এবং (৪) নমুনার সাথে সংগ্রহকারী, সংগ্রহ স্থান ও উদ্ভিদ প্রজাতিটি সম্পর্কিত লিপিবদ্ধ প্রয়োজনীয় তথ্য।